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¿Qué es un Sistema Interno de Información (SII)?
Guía práctica sobre el SII exigido por la Ley 2/2023: definición legal, diferencias con el canal de denuncias, elementos obligatorios y cómo implantarlo con tecnología.
El Sistema Interno de Información (SII) es el marco organizativo y procedimental que las entidades deben habilitar para recibir, gestionar y resolver comunicaciones sobre infracciones normativas, conforme a la Ley 2/2023. No se reduce a un formulario: incluye canal de recepción, responsable del sistema, plazos legales, confidencialidad y libro-registro.
Definición legal según la Ley 2/2023
La Ley 2/2023 transpone la Directiva (UE) 2019/1937 y establece que las organizaciones obligadas deben contar con un mecanismo interno que permita a las personas informar sobre actos u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, infracciones penales o administrativas graves, o incumplimientos de políticas internas con relevancia jurídica.
El SII debe garantizar la confidencialidad de la identidad del informante, la protección frente a represalias y la trazabilidad de las actuaciones. Su diseño debe ser accesible, independiente y documentado.
Diferencia entre Sistema Interno de Información y canal de denuncias
El canal de denuncias es la puerta de entrada: el medio por el que el informante presenta su comunicación (portal web, buzón seguro, recepción presencial, etc.). El Sistema Interno de Información es el conjunto completo: canal + procedimiento + responsable + plazos + registro + medidas correctoras.
Implantar solo un formulario sin procedimiento documentado es uno de los errores más frecuentes y puede considerarse incumplimiento grave según la normativa.
Elementos obligatorios del SII según el Art. 9
De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 2/2023, el Sistema Interno de Información debe permitir la recepción de comunicaciones por escrito y, cuando proceda, verbalmente; garantizar la confidencialidad; y asegurar el seguimiento hasta su resolución con las garantías previstas en la ley.
- Canal accesible para trabajadores y terceros vinculados.
- Posibilidad de comunicaciones anónimas e identificadas.
- Designación de un responsable del sistema.
- Procedimiento interno con plazos y medidas de protección.
- Información a los destinatarios sobre el funcionamiento del sistema.
- Libro-registro de actuaciones (artículo 26).
Quién debe implantar un Sistema Interno de Información
De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 2/2023, están obligadas las empresas privadas con 50 o más trabajadores, el sector público y los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y consejos generales de colegios profesionales, entre otros sujetos señalados en la norma.
Consulta el detalle en nuestra guía ¿Para quién es obligatorio el canal de denuncias?.
Plazos del procedimiento: de la recepción a la resolución
El artículo 18 de la Ley 2/2023 establece un plazo máximo de 7 días hábiles para acusar recibo de la comunicación y de 3 meses para la resolución, prorrogables en supuestos justificados.
Durante el procedimiento, la organización debe investigar con diligencia, preservar la confidencialidad, comunicarse con el informante cuando sea necesario y documentar cada actuación en el libro-registro.
El Libro-Registro: obligación del Art. 26
El artículo 26 exige llevar un registro de las actuaciones realizadas en el marco del SII. Debe incluir fechas, medidas adoptadas y resolución, con las salvaguardas de confidencialidad aplicables. Canal360 genera este registro de forma automática a partir de la gestión de casos en la plataforma.
Responsable del sistema: el gestor independiente
Toda organización debe designar una persona responsable del SII. Puede ser un empleado interno o un tercero externo (asesoría, despacho, DPO). La clave es la independencia funcional y la capacidad de gestionar el procedimiento con criterio y confidencialidad.
Cómo Canal360 cubre el SII completo
Canal360 es la plataforma SaaS española que integra en un solo entorno el portal de denuncias con URL personalizada, gestión de casos, plazos legales automatizados, mensajería segura con el informante, adjuntos cifrados y libro-registro conforme al artículo 26. Desde 49,99 €/mes, sin permanencia.
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Preguntas frecuentes sobre el Sistema Interno de Información
¿Es lo mismo el Sistema Interno de Información y el canal de denuncias?
No exactamente. El canal de denuncias es el punto de entrada del SII, pero el sistema incluye también el procedimiento de gestión, plazos legales, designación del responsable y libro-registro conforme al artículo 26 de la Ley 2/2023.
¿Quién debe implantar un Sistema Interno de Información?
Empresas privadas con 50 o más trabajadores, el sector público, partidos políticos, sindicatos y otras entidades señaladas en la Ley 2/2023.
¿Cuánto tiempo hay para resolver una comunicación?
El artículo 18 establece un plazo máximo de 7 días hábiles para acusar recibo y de 3 meses para la resolución, prorrogables en casos justificados.
¿Puede externalizarse el Sistema Interno de Información?
Sí. La normativa permite externalizar la gestión siempre que se garanticen independencia, confidencialidad y el cumplimiento de los deberes de diligencia del órgano de administración.